Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Załatwianie spraw urzędowych za pomocą serwisu internetowego.

W celu załatwienia sprawy urzędowej za pomocą serwisu internetowego eUrząd, wymagane jest założenie konta w systemie.

Do założenia konta wymagane jest podanie numeru PESEL, aktualnego adresu e-mail oraz nr telefonu komórkowego.

Numer PESEL wymagany jest do identyfikacji w celu uniknięcia ponownego wykorzystania danych osobowych użytkownika do założenia więcej niż jednego konta w systemie.
Numer tel. komórkowego oraz adres e-mail podawany jest w celu autoryzacji użytkownika w systemie.

Zgodnie z art. 23. ust.1 ustawy o ochronie danych osobowych podanie powyższych danych jest dobrowolne, a użytkownik zakładając konto w systemie wyraża zgodę na ich przetwarzanie.

Aby założyć konto w systemie należy wejść na stronę :  http://urzad.sopot.pl, a następnie kliknąć na odnośnik:  Zarejestruj się!,
Szczegóły dotyczące procesu rejestracji znajdują się w dziale Pomoc, który został umieszczony na stronie rejestracji.
Po zakończeniu procesu rejestracji do użytkownika zostanie wysłany mail z linkiem aktywacji konta, który należy kliknąć. Od tego momentu konto zostanie aktywowane i użytkownik będzie miał możliwość załatwienia wybranej sprawy urzędowej za pomocą systemu eUrząd.

W tym celu należy przejść na stronę: http://www.sopot.pl/eGmina/pl/cityzone/Urzad_miasta/, odszukać w dziale sprawy do załatwienia właściwy wydział/referat /menu po lewej stronie ekranu/, a następnie wybrać odpowiednią sprawę. Po wyświetleniu procedury załatwienia sprawy należy wybrać pozycję wypełnij formularz elektroniczny. Użytkownik zostanie przeniesiony do strony logowania, gdzie wpisuje login i hasło, a następnie jednorazowy kod sms przysłany na telefon komórkowy.
Po zalogowaniu należy zaznaczyć czy użytkownik posiada/nie posiada podpis elektroniczny i wypełnić formularz.
Potwierdzeniem przesłanego wniosku drogą elektroniczną jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru /UPO/, które zostanie wysłane przez system na konto pocztowe użytkownika. Od tego momentu rozpoczyna się bieg sprawy.

System eUrząd oferuje ponadto dodatkowe usługi online, takie jak forum wymiany informacji z urzędnikami, system informacji przestrzennej, czy system eOświata.
Wszystkie usługi są dostępne dla zalogowanych użytkowników w dziale Mój Folder, a szczegółowe informacje dotyczące systemu eOświata znajdują się w dziale: Pomoc

Wymagania dotyczące doręczania dokumentów elektronicznych, niezbędne do ich odebrania przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Urzędu Miasta Sopotu oraz otrzymania przez nadawcę urzędowego poświadczenia odbioru.

Zgodnie z § 5 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. z 2005 r. Nr 200 poz. 1651) Urząd Miasta Sopotu przyjmuje doręczane dokumenty elektroniczne:
1) za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, czyli formularza elektronicznego dostępnego dla użytkowników posiadających konto w systemie lub na konto kancelaria@sopot.pl
Dokumenty elektroniczne przekazywane w powyższy sposób muszą być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. W przypadku braku takiego podpisu użytkownik zostanie zaproszony do Urzędu Miasta w celu złożenia na dokumentach własnoręcznego podpisu.
Brak podpisu elektronicznego nie powoduje wstrzymania biegu sprawy, a jedynie konieczność dodatkowego odwiedzenia Urzędu Miasta w celu potwierdzenia tożsamości.

Z wszystkich dostępnych na stronach Sopockiego portalu adresów mailowych, tylko konto kancelaria@sopot.pl, służ  do wysyłania korespondencji dotyczącej wszczęcia sprawy oraz jej prowadzenia.
Po wysłaniu dokumentów za pomocą skrzynki mailowej na adres kancelaria@sopot.pl nadawca otrzymuje od urzędnika zwrotne potwierdzenie odbioru drogą mailową  o wpływie dokumentów / wszczęciu sprawy .
W obecnej fazie rozwoju serwisu eUrząd, Urzędowe Poświadczenie Odbioru /UPO/ nie jest wystawiane na dokumenty wpływające na adres kancelaria@sopot.pl oraz dostarczone na nośnikach elektronicznych.

2) na informatycznych nośnikach danych, które umożliwiają zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru, tj. dysku CD-RW lub urządzeniu pamięci masowej z interface`em USB (np. Pen Drive).

Na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 października 2005r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 212 poz. 1766) akceptuje się następujące struktury fizyczne dokumentów elektronicznych:
1) do wymiany danych pomiędzy klientem i serwerem poczty elektronicznej - protokoły: SMTP/MIME, POP3, IMAP;
2) do kodowania informacji - formaty danych: Unicode UTF-8 wersja 3.0;
3) do danych zawierających dokumenty tekstowe lub tekstowo-graficzne - formaty danych, umożliwiające ich przeglądanie i drukowanie przy użyciu popularnych przeglądarek i edytorów: .txt, .rtf wersja 1.6, .pdf wersja 1.4, .doc, Open Document wersja 1.0;
4) do danych zawierających informację graficzną - formaty danych: .jpg (.jpeg), .gif wersja 98a, .tif (.tiff), .png, .svg;
5) do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów o dużych rozmiarach - formaty danych: .zip, .tar, .gz (.gzip), .rar.

Zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych powinny odpowiadać zakresom danych zawartych we wzorach wniosków udostępnionych w dziale Urząd Miasta, w sekcji sprawy do załatwienia . W szczególności dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu Miasta Sopotu muszą być opatrzone zgodnymi z prawdą danymi osobowymi, w tym adresem pocztowym osoby składającej dokument.

Inne wymagania:
1) dokumenty elektroniczne zawierające wirusy lub inne potencjalnie niebezpieczne elementy będą automatycznie odrzucane i nie zostaną wprowadzone do systemu teleinformatycznego Urzędu Miasta Sopotu;
2) maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego akceptowany przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą wynosi 20 MB;
3) do dokumentów opatrzonych podpisem weryfikowanym certyfikatem wydanym za granicą winna być dołączona aplikacja umożliwiająca weryfikację podpisu.

Doręczanie dokumentów na elektronicznych nośnikach danych może odbywać się w kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Sopotu w godzinach 7.30 - 15.30 (wtorek-piątek), i w godzinach 10.00 – 18.00 (poniedziałek)